Офис.

Подобно тому как утром, открыв глаза, вы первым видите платяной шкаф в спальне, на работе, только войдя в кабинет, вы видите свой рабочий стол. Это главный элемент любого офиса, и если он не захламлен и хорошо организован, вы сможете эффективно и продуктивно работать.

Также первым видят ваш стол и люди, входящие в кабинет. Выше я уже рассказывала, как по одежде люди судят о вас, хотя их предположения и не всегда верны. Зрительные подсказки дают человеку информацию о том, как с вами общаться. И вы тоже пользуетесь такими сигналами. Если к вам, когда вы сидите в ресторане, подходит человек в переднике, с ручкой и блокнотом, вы понимаете — это официант, и ему можно дать кредитную карточку, чтобы расплатиться за ужин. Зрительные ассоциации работают вместе с вашими знаниями о том, как функционирует заведение, поэтому вы так легко опознаете официанта по внешним признакам.

Точно так же состояние вашего кабинета говорит людям о том, какой вы работник. Офис, в котором царит хронический «творческий беспорядок», буквально вопиет: «Здесь работает неэффективный сотрудник!» Имейте в виду, что это может отрицательно сказаться на вашей карьере.

Как вас воспринимают.

Нравится вам это или нет, но коллеги и посетители складывают о вас мнение на основании увиденного. Они пользуются двумя видами зрительных подсказок: поверхностными и личными. Первые исходят от таких предметов, как офисная мебель (смотрите, у меня большой деревянный стол — значит, я важная персона!) или дипломы в рамочках на стене (я пережила колледж!), а также царящего хаоса на вашем столе (я не умею содержать бумаги в порядке и относить посуду на офисную кухню!). Вторые — от фотографий (у меня есть семья и собака!), кофейных чашек (я была на конференции в Толедо!) и мелочей, представляющих другие стороны вашей жизни (этот концертный билет свидетельствует о том, что мой мир не ограничивается работой!).

Если менеджер, коллега или посетитель увидят, что работа, выполненная много месяцев назад, до сих пор лежит на вашем письменном столе, то они придут к закономерному выводу: вы несерьезно относитесь к своим обязанностям либо вам недостает элементарных организационных навыков. Если ваша начальница заметит разбросанные по всему кабинету десятки билетов на лыжный подъемник, оставшиеся с прошлого отпуска, у нее, естественно, возникнет предположение, что горные лыжи вас интересуют больше, чем работа. Честно говоря, такая догадка попала бы в точку — сейчас вы бы с большей охотой находились на заснеженном горном склоне в Колорадо, чем за своим письменным столом. Как видим, захламленный офис мешает не только вашей эффективной деятельности, но и карьере. Сидя за заваленным столом, вы рискуете упустить клиента или повышение по службе, и все из-за той негативной информации, которую беспорядок на рабочем месте сообщает окружающим.

Вот что говорит по этому поводу профессиональный бизнес-консультант Пенелопа Транк: «Захламленный письменный стол мягко, почти незаметно подрывает вашу карьеру. Если вы являетесь владельцем компании, то при взгляде на окружающие вас завалы у людей создается впечатление, будто вы не справляетесь со своими обязанностями, и поэтому у фирмы проблемы. Загроможденный стол менеджера среднего звена может стоить ему хорошего задания: клиент решит, что его заказ навечно затеряется среди кипы бумаг. Даже если вы успешно выполняете все проекты, у людей сложится о вас совершенно иное мнение»[5].

Я не говорю, что вам нужен кабинет, обставленный в минималистском стиле, выдраенный до чистоты операционной и лишенный души. Красивый интерьер хорошо организованного офиса внушает людям положительное мнение о вашей работе и лично о вас. А одна или две личные вещи послужат посетителям начальной темой для разговора. Растение на рабочем столе позиционирует вас как командного игрока[6].

Повесьте на стену свой диплом в рамочке (да, банально, но на людей, привыкших выносить поверхностные суждения, действует безотказно). Установите в качестве обоев на рабочем столе монитора изображение, связанное с вашим хобби или любимым направлением туристических поездок. Поставьте на стеллаж с папками какое-нибудь оздоровительное растение, а на письменный стол — фотографию своих близких (и вам будет приятно, и людям, привыкшим складывать собственное мнение о личности собеседника, облегчите задачу). А от всех остальных личных вещей надо избавиться. В конкурентной рыночной среде чистый, хорошо организованный, с приятным интерьером офис способен помочь вам сохранить рабочее место, получить прибавку к заработной плате, удержать клиента или продвинуться по карьерной лестнице, — и все это независимо от качества вашей работы.

Организация и поддержание порядка на письменном столе.

Привести кабинет в порядок несложно, если разбить задачу на две части. Первая — убрать помещение, а вторая — разобраться с бумажными завалами на письменном столе. Сначала давайте займемся кабинетом и столом, а позже я дам совет, как разобраться с бумагами. А пока что просто сгребите их все со стола и вынесите в другую комнату (например, на стол переговоров или чей-то пустующий письменный стол).

Вместе со стопками бумаг уберите со стола и другое офисное оборудование. К слову, когда вы впервые за долгие месяцы или годы увидите, как выглядит крышка стола, воспользуйтесь моментом и соскребите с нее слежавшуюся пыль, пятна, въевшуюся грязь.

Если вы работаете в отгороженном отсеке большого офисного зала, то вам придется смириться с существующим расположением стола. Те же, кому повезло трудиться в обычном, а не ячеистом помещении, могут поискать для письменного стола наиболее удачное место. (На тему размещения мебели проведена масса исследований, и вы можете, если захотите, с ними ознакомиться.) Однако в любом случае необходимо учесть следующие три основных момента.

1. Свободный проход к двери. В чрезвычайной ситуации у вас должна быть возможность быстро и безопасно покинуть помещение.

2. Освещение. Рабочее место должно хорошо освещаться в течение всего дня, но не чрезмерно, когда вам мешают ослепительный свет или страдает глубина зрения.

3. Эргономичность. Проще говоря, вам должно быть удобно сидеть и работать за письменным столом, чтобы не затекали и не болели спина, руки, шея.

После того как выберете место для стола, переходите к размещению на нем офисного оборудования. Сначала, сев в кресло и взяв клавиатуру, найдите оптимальное место для работы за компьютером. В зависимости от расположения кресла и клавиатуры установите и остальное оборудование. Минималисту-экстремалу будет достаточно ПК, сканера и необходимых для соединения проводов. Но я к данной категории офисных тружеников не отношусь — когда я работаю, то предпочитаю иметь под рукой больше принадлежностей.

Если во время работы вам для того, чтобы достать вещь, которой вы часто пользуетесь, приходится наклоняться, тянуться или, того хуже, вставать, то вы теряете драгоценное время. Другими словами, когда вы сидите в кресле за столом, компьютер, монитор, клавиатура, компьютерная мышь, резервный жесткий диск, принтер, сканер и телефон должны находиться на расстоянии вытянутой руки. Для повышения производительности труда я предлагаю установить второй монитор: как показали исследования, дополнительное экранное пространство повышает работоспособность на 42 %, поскольку вам не нужно постоянно переключаться между открытыми окнами нескольких программ[7]. Это значит, что к перечисленному выше оборудованию следует добавить еще одну единицу. Запомните: на рабочем столе должны быть только те вещи, которыми вы пользуетесь постоянно. Если какая-то вещь вам нужна реже двух раз в день, ее стоит спрятать в выдвижной ящик стола или в офисный шкаф. Телефон должен находиться справа от компьютера, если вы снимаете трубку правой рукой, и слева — если левой.

Существует несметное количество способов организации письменного стола и освобождения его от завалов. Не забывайте, что стол должен облегчать вам работу, а не усложнять. Расположите вещи наиболее удобным для себя образом. Чтобы не допустить накопления нового хлама, у вас должен быть свободный проход к мусорной корзине и машине для уничтожения документов (измельчителю бумаг). Группируйте вещи одного типа, а предметы общего пользования расположите там, где к ним будет легкий доступ для ваших коллег.

Заполняя оборудованием письменный стол, спросите себя, удовлетворяет ли оно вашим требованиям. Правильно подобранное способно повысить качество вашей работы и сократить время ее выполнения. На практике нужно руководствоваться таким правилом: если некое устройство не помогает вам, то пора от него избавиться.

Какая техника у вас есть? Что неисправно? Есть ли что-то, чем вы не пользуетесь? Может быть, в вашем кабинете хранится чужое оборудование? Также задайте себе вопросы из главы 1 «Основы борьбы с хламом».

Избавьтесь от всех устройств, которыми не пользуетесь, и подайте в отдел снабжения вашего предприятия заявку на замену сломанного. Чужое оборудование верните владельцу. В кабинете не должно быть ничего лишнего.

Теперь вы должны оценить имеющуюся у вас офисную технику и решить, является ли она лучшей для вашей работы. Нужно ли ее почистить? Выполняет ли она те функции, для которых предназначена? Не мешает ли?

Если необходимо, подайте запрос в техническую службу на чистку или модернизацию нужного оборудования, а то, которое не нужно, уберите. Даже если руководство не в состоянии немедленно удовлетворить вашу просьбу, ее могут внести в план будущих покупок. Не стоит тратить тысячи долларов на самые дорогие машины — особенно если вы не используете все их функции, — но в вашем офисе должны находиться исправные устройства, выполняющие возложенные на них задачи. Для высокой производительности труда понадобятся подходящие инструменты.

Если решите списать электронное оборудование, отправьте его на утилизацию поставщику или сдайте в местный комиссионный магазин, или пожертвуйте благотворительной организации, принимающей подобные товары. Не забудьте перед отправкой или утилизацией стереть все данные с жестких дисков. Специальные программы для этого можно найти в Интернете. Заранее сохраните на другом носителе всю нужную вам информацию, потому что после удаления данные на винчестере восстановлению не подлежат.

Когда станете подключать устройства, которые решите оставить, проследите за тем, чтобы провода не спутывались в воронье гнездо. Прикрепите бирки к обоим концам всех шнуров питания и соединительных компьютерных кабелей. Впоследствии вы оцените, насколько наличие бирок облегчает задачу. Используйте клейкие бирки или самодельные, из липкой ленты, на которых сделайте надписи нестираемым маркером. Объединять провода (уже с бирками) в компактные жгуты удобно следующими способами.

Бечевка. Иногда простейшие вещи дают изумительные результаты. Свяжите жгут проводов бечевкой, завяжите бантик, и дело сделано. Если хотите использовать творческий подход, то жгуты для разных машин обвяжите веревкой разного цвета, а на штекерах и гнездах поставьте цветные идентификационные метки.

Застежки-липучки. Подобен предыдущему методу, но вместо бечевки используйте застежки-липучки.

Кабельные зажимы. Чтобы избавиться от висящих в воздухе проводов, пропустите их сквозь кабельные зажимы, которые заранее прикрепите к ножкам письменного стола или стене.

Нейлоновые кабельные стяжки. Хорошо изолированные электрокабели и провода можно объединить в туго стянутый жгут нейлоновыми кабельными стяжками. Обрезая остаток стяжки, будьте внимательны, чтобы не повредить оболочку кабелей.

Выдвижные кабели. Иногда стандартные компьютерные кабели можно заменить выдвижными версиями, особенно когда оба разъема одного типа, например USB и USB.

Кабельные трубки. Обычно они изготовлены из пластмассы и имеют продольную прорезь, через которую в трубку можно поместить несколько кабелей (их количество зависит от ее диаметра). Трубки удобно использовать в тех случаях, когда нужно провести несколько кабелей по видимому участку, например плинтусу или задней стенке письменного стола.

Хочу напомнить, что всегда следует читать инструкции к офисному оборудованию, а также описание программного обеспечения. Деньги и время будут потрачены зря, если вы не знаете всех возможностей машин или программ. Поскольку некоторые компьютерные программные пакеты чрезвычайно сложны и многофункциональны, не бойтесь записаться на курсы по их изучению. Несколько часов, потраченных на это, с лихвой окупятся, когда вы станете задействовать все возможности ПО.

Организация остальной части кабинета.

Укомплектуйте и красиво оформите и все остальное в своем кабинете. Это прежде всего книги, папки, расходные материалы. Сгруппируйте вещи по назначению (например, все офисные расходные материалы в один выдвижной ящик стола, все папки по проекту В на одну полку и т. д.). Наклейте на полки и материалы ярлыки, чтобы любой ваш коллега мог без труда найти нужные ему вещи, когда вас нет на работе или вы слишком заняты.

Заведите папку для входящей корреспонденции (писем и документов, которые вы должны подписать), чтобы ваши менеджер и сотрудники знали, где им оставлять для вас бумаги. Меньше бумаг на письменном столе — больше пространства для работы. И вот правило, из которого не должно быть исключений: к концу рабочего дня в папке не должно оставаться непрочитанных писем. Поэтому в течение дня несколько раз забирайте их оттуда и сразу же занимайтесь ими. Только так вы можете быть уверены в том, что ни одно задание и ни один документ не остались без вашего внимания. Эти новые привычки помогут вам так же эффективно организовать свое рабочее время, как и офис. В результате вы станете более производительным и дисциплинированным сотрудником.